Hinweisgeberschutz-/ Whistleblower-Gesetz

Seit dem 16. Dezember 2019 ist die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in Kraft. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt diese Richtlinie um und verpflichtet Unternehmen seit dem 2. Juli 2023 zu bestimmten Maßnahmen. Mit der Einrichtung einer internen Meldestelle möchte die Volkssolidarität habilis gGmbH Hinweisgeber ermutigen, mögliches Fehlerhalten zu melden. Gleichzeitig wird versichert, dass die Volkssolidarität habilis gGmbH jeden Hinweisgeber, der sich mit Hinweisen an das Unternehmen wendet, schützen wird. Die Volkssolidarität habilis gGmbH wird jedem Hinweis, unabhängig ob über einen internen oder externen Meldekanal abgegeben wird, wirksam nachgehen. Die Hinweisgeber müssen keine Repressalien befürchten.

Die Volkssolidarität habilis gGmbH ist dankbar für Hinweise zu gesetzlichen Verstößen entsprechend des Hinweisgeberschutzgesetzes, um Missstände beheben zu können. Die Meldung kann formlos erfolgen.

Sie haben nach § 7 HinSchG ein Wahlrecht, sich bei Kenntnis eines Verstoßes entweder an unsere interne Meldestelle oder an eine externe Meldestelle (§§ 19 bis 24 HinSchG) zu wenden.

Entgegengenommen werden Hinweise, bei denen einen Verdacht auf einen Verstoß besteht, der sich in dem vorgegebenen sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG befinden. Unser Hinweisgebersystem steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Sämtlichen potentiellen Hinweisgebern steht es frei, über die zur Verfügung stehenden Meldewege Vorfälle im Zusammenhang mit den beruflichen Tätigkeiten oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit bei einem der im Geltungsbereich (Punkt 2) benannten Unternehmen zu melden, die durch das wirtschaftliche Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines Geschäftspartners entstanden sind oder entstehen könnten.

Hiervon umfasst sind gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) insbesondere folgende Themen:

  • Verstöße, die strafbewehrt sind
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
  • Wettbewerbswidriges Verhalten, Korruption, Bestechung, Geldwäsche
  • Personalthemen, insbesondere Missachtung von Arbeitsanweisungen
  • Gesundheit, Betriebssicherheit und Arbeitsschutz
  • Öffentliches Auftragswesen
  • Produkt- und Verkehrssicherheit, Lebensmittelsicherheit
  • Umweltschutz
  • Vorgaben zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards sowie Medizinprodukten
  • Verbraucherschutz
  • Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie die Sicherheit von Netz und Informationssystemen
  • Ungleichbehandlung in der Beschäftigung aufgrund z. B. Geschlecht, Alter, Religion oder sonstiger persönlicher Merkmale und Mobbing

Hinweise, die nicht in den persönlichen oder sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems fallen, werden nur mit Einwilligung des Meldenden zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Fachabteilung abgegeben und dort auch vertraulich behandelt. Diese Vorgehensweise ist nur bei nicht anonymisierten Meldungen möglich. Liegt keine Einwilligung vor, wir die Prüfung an dieser Stelle beendet.

Der Schutz und die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sind zentraler Bestandsteil unseres Hinweisgeberschutzsystems. Alle Hinweise und Daten, die der Meldestelle übermittelt werden, werden zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt vertraulich behandelt. Dies betrifft insbesondere die Identität und die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Personen. Es besteht auch die Möglichkeit, Hinweise anonym zu geben. Jeder Melder entscheidet selbst, wie viele seiner Daten er veröffentlichen möchte.

Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte und zum vertrauensvollen Umgang verpflichtete Personen haben Zugriff auf eingehende Hinweise und Informationen über die Bearbeitung des Hinweises beziehungsweise Folgemaßnahmen. Die Hinweise und die gemeldeten Daten werden vertraulich behandelt, nicht proaktiv Dritten mitgeteilt und vor dem Zugriff durch nicht befugte Personen geschützt.

Betrifft der Hinweis ein Tochterunternehmen der Volkssolidarität habilis gGmbH oder eine andere Organisationseinheit, kann Volkssolidarität habilis gGmbH die Inhalte des Hinweises und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen oder an diese Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung des Hinweises weitergeben.

Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greift die Volkssolidarität habilis gGmbH zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger, wie beispielsweise Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer zurück. Auch diese können von den Inhalten des Hinweises Kenntnis erlangen, sind jedoch zum vertraulichen Umgang mit den betroffenen Daten gesetzlich verpflichtet.

In Ausnahmefällen kann es sein, dass Volkssolidarität habilis gGmbH personenbezogene Daten oder Hinweisinhalte offenlegen muss, wenn sie zur Offenlegung dieser Informationen verpflichtet ist, beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (wie eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem muss die Volkssolidarität habilis gGmbH die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen auch gegenüber den durch den Hinweis betroffenen Personen offengelegen.

Die Volkssolidarität habilis gGmbH wird die hinweisgebende Person – soweit ihre Identität und/oder Kontaktmöglichkeiten bekannt sind – über die Offenlegung und die Gründe hierfür jedenfalls in Textform unterrichten, möglichst bevor die Offenlegung gegenüber Dritten erfolgt. Die Mitteilung unterbleibt nur dann, wenn diese die behördliche Untersuchung gefährden würde.

Hinweise

Meldungen, die dazu dienen einen Kollegen zu ärgern oder bewusst falsch sind, sind zu unterlassen.

Das Hinweisgeberschutzsystem ist nicht zur Meldung von Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht.

Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des gesetzlichen Anwendungsbereiches des HinSchG betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpartner vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Ansprechpartner benannt.

Es wird explizit darauf hingewiesen, dass vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldungen strafbar sind.

Meldestelle

Die Meldung von Vorkommnissen kann postalisch erfolgen an:

Volkssolidarität habilis gGmbH
Postfach 14 01 43
39045 Magdeburg

oder telefonisch
Telefonnummer: 0391/60581-64

oder über E-Mail an:
hinweisgeber@vs-habilis.de

oder in einem persönlichen Termin erfolgen.

Hinweisgeberschutzbeauftragte ist: Frau Huhn
Vertretung: Geschäftsführung

Meldeprozess

Der Meldeprozess besteht aus den folgenden Schritten:

  • Beobachtung eines Fehlverhaltens
  • Eingang des Hinweises an die Meldestelle
    Nur der Hinweisgeberschutzbeauftragte, bei dessen Abwesenheit die Vertretung, holt die Post nach Benachrichtigung durch die Deutsche Post aus dem Postfach ab und darf diese öffnen.
    Der Hinweisgeberschutzbeauftragte hat Zugriff auf das Mail-Konto, wo der Hinweis eingeht. Bei Abwesenheit wird der Mail-Eingang auf die Vertretung umgeleitet.
  • Der Hinweisgeberschutzbeauftragte dokumentiert die Meldung.
  • Die Hinweise werden gesichtet und anschließend geprüft.
  • Dem Hinweisgeber wird durch den Hinweisgeberschutzbeauftragten innerhalb von 7 Tagen nach Meldung eine Benachrichtigung über den Eingang übermittelt, insofern seine Identität oder Kontaktdaten übermittelt wurden.
  • Bei Notwendigkeit werden Folgemaßnahmen, wie z. B. unternehmensinterne Untersuchung, eingeleitet.
    Bei Einverständnis des Hinweisgebers erfolgt eine Weitergabe seiner personenbezogenen Daten an das Unternehmen.
  • Der Hinweisgeber erhält abschließend eine Information zum Ausgang der Prüfung, insofern seine Identität oder Kontaktdaten übermittelt wurden, binnen 3 Monaten gemäß HinSchG § 17 Abs. 2.
  • Die Untersuchung wird eingestellt, wenn keine Anhaltspunkte/Beweise gefunden werden. Die Entscheidung wird durch den Hinweisgeberschutzbeauftragten dokumentiert. Der Meldende sowie der Beschäftigte erhalten unverzüglich eine Mitteilung.
  • Nach Beendigung des Prozesses wird die Dokumentation entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht.

Datenschutzinformation zum Hinweisgebersystem